Ana Veri Yönetimi (MDM) nedir?
Ana veri, bir işletmenin işi için gerekli olan ve genellikle birden çok disiplinde ve departmanda kullanılan kritik verileri ifade eder. MDM (Master Data Management), işletme genelinde ve tüm iş ortaklarına doğru, tutarlı ve eksiksiz veriler sağlayan kurumsal düzeyde bir veri hizmetinin kurulması ve sürdürülmesidir. Ana Veri Yönetimi kavramı ve ERP uygulamaları son yıllarda birçok kuruluşta popüler olmuştur. Veri hacminin ve veri tabanlarının sayısının artmasıyla kullanıcıların verileri girmesi ve doğru olarak okuması giderek daha önemli hale gelmiştir.
Veriler büyüdükçe onları kontrol etmek zorlaşacaktır. Büyük organizasyonlarda, farklı departmanlar tarafından yönetilen müşteri veritabanı mevcut olabilir ve müşteriler aynı şirketin farklı departmanlarından birden fazla doğrudan posta veya bildirim alabilirler. Birbirinden habersiz departmanlar müşteriler için karışıklığa neden olabilir. Ana veriler müşteri bilgisini düzene sokmak dışında, potansiyel müşterilerin, tedarikçilerin, panelistlerin ve ürünlerin verileri gibi diğer önemli veri varlıklarından oluşur. MDM uygulaması zor bir iş sürecidir, teknolojilerin ve araçların ana verilerin işletme genelinde koordine edilmesini ve senkronize edilmesini sağlar.
MDM Neden Önemlidir?
Son zamanlarda büyük veri patlaması, analiz yeteneği ve IoT'nin hızlı ilerlemesi ile, yüksek kaliteli ana verileri referanslama ve uygulama daha önce görülmemiş derecede önemli hale geldi. Bir işletme sadece temel veri varlıklarını verimli ve doğru bir şekilde yönettiğinden emin olmakla kalmamalı, aynı zamanda şirketin halihazırda sahip olduğu mevcut ana verilere katkı ve referans vererek ekonomik ilerleme potansiyelini tam olarak gerçekleştirmek için yeni verilere ihtiyaç duymalıdır. Bu nedenle, MDM'nin bir şirketin büyümesi ve kâr etmesi için veri stratejisinin önemli bir parçasıdır. MDM yönetiminin stratejik kararlar alan yöneticiler için temel görevlerden biri olması gerekir.
MDM girişimlerinin son 10 yılda başarısız olmasının 2 ana nedeni vardır:
Diğer iş birimlerini örneğin satın alma ve destek birimlerini dahil etmeden sadece teknoloji ve araçlara güvenmek,
İleriye dönük düşünmeden mevcut veri sorunlarını çözmeye odaklanmak.
MDM'nin başarılı olabilmesi için iş odaklı bir süreç olmalı, departmanlar ve yöneticiler tarafından benimsenmelidir. Birçok durumda, birleşik ana verilerin oluşturulması ve sürdürülmesi için iş süreçlerinde temel değişiklikler yapılması gerekecektir. MDM’nin başarılı olması için iyi bir temel oluşturmak gerekir. MDM'yi bir kuruluşta veri yönetiminin önemli bir parçası olarak yerleştirmek ileriye dönük bir stratejilerin verimi için oldukça önemlidir. Deneyimlerden yola çıkarak, ETL (ayıkla, dönüştür, yükle) bir iş zekası projesine yeni bir veri seti eklendiğinde MDM yoluyla uygulanmasının kolay ve sorunsuz olduğunu gösteriliyor. Mevcut veriler ve süreçler için düzeltme yapmaya çalışmak genellikle yüksek maliyet ve büyük çaba gerektirir, bu da muhtemelen mevcut çıktılar üzerinde büyük etkiye neden olur. Aşağıda, başlangıçta MDM'nin uygulanması ile mevcut veri ve sistemlerinin sorunlarının düzeltilmesi arasındaki büyük farkları gösteren bir karşılaştırma bulunmaktadır:
MDM'nin Sonradan Uygulanması,
1. Veri depolarında yinelenen işlemler artan maliyet yükü,
2. Veri kalitesi ve veriye ulaşma sorunları,
3. Düşük müşteri memnuniyeti,
4. Potansiyeli olan veri varlıkları,
5. Yeni veri platformuna geçmenin zorluğu.
MDM'yi Başlangıçta Uygulanması,
1. Verimli, daha hızlı geliştirme ve düşük maliyet,
2. Düzenleme hızı, daha hızlı ve kaliteli veri toplama,
3. Yüksek müşteri memnuniyeti,
4. Daha fazla gelir ve fırsat elde etme,
5. Gerektiğinde yeni veri platformuna geçmek çok daha kolay olabilir.
Yukarıdaki karşılaştırmayla, MDM'nin herhangi bir şirketin veri stratejisinin önemli bir parçası olduğunu ve uzun vadeli çalışma ile geleceğe bir yatırım olduğunu görüyoruz. Başka bir deyişle, MDM'nin uzun vadede bir şirketin büyük veri, analiz ve IoT alanlarında büyümesi ve karlılığı için sağlam bir temel oluşturulması gerekmektedir.
Başarılı bir MDM Uygulaması için Dört Adım
MDM stratejisi belirlendikten bir sonraki adım ana veri yönetimini şirket içinde uygulamaktır. Bu da tek başına derinlemesine ele alınabilecek büyük bir konudur. 4 adımda MDM’nin kullanım alanlarını sıralayacağı;
Adım 1: Tüm şirketin işlerini kolaylaştıracak veri yönetimi ekibi kurun.
Bu MDM'nin en kritik ve temel parçası ve aynı zamanda en zor olanıdır. MDM'yi uygulamak için aşağıdaki yapıya sahip bir veri yönetim ekibi oluşturmak gerekir;
Yönetici ve Danışma Bilgi Ekibi, C-Level Yöneticiler ve Bölüm Liderleri,
Bilgi İşlem Görevlileri - genellikle BT veya CDO kuruluşlarından veri yönetim yöneticileri,
Veri Görevlileri - her iş departmanından alan uzmanları.
Veri Yönetimi ekibinin ana görevleri;
Veri yönetimi politikaları ve prosedürleri oluşturur ve bunları işletme ihtiyaçlarına veya veri, operasyon teknolojilerindeki değişikliklere göre revize eder,
Politikaları net bir şekilde iletmek ve güçlendirmek için düzenli iletişim kanalları oluşturur,
Veri sorunları için doğru çözüm sürecini belirler, akıllıca ve verimli bir şekilde sorunlara öncelik vererek ve çözüm için kararlar alır.
Sürece tüm paydaşların katılımını ve sahiplenmesini sağlar.
Aşağıda, veri yönetimi ekibinin karar vermesi gereken bazı temel alanlar listelenmiştir:
Şirketin kuruluşundaki temel veriler ve veri kümelerinin bir bütün haline getirmek,
Veri varlıklarının güvenlik ve düzenleme kısıtlamaları altında doğru kullanımı, paylaşılması gerektiğini aktarmak,
Şirketin bünyesindeki veri kullanımını standart tanımlar ve iş kurallarını çerçevesinde kullandırmak,
Veri politikalarının ve prosedürlerinin şirket genelinde uygulanmasını ve yürütülmesini sağlamak için doğru eylem ve planların belirlemek,
Tanım belirsizliklerini veya çakışmalarını önlemek.
Adım 2: MDM'yi Yeni Uygulamalara Uyarlama
MDM'yi başarılı kılmanın en basit ve verimli yolu veri oluşturulduğunda veri tutarlılığını sağlamaktır. MDM uzun vadeli bir projedir ve bir şirketin uzun vadeli eylemlerinin bir sonucudur. Verileri geçici bir şekilde değiştirmeye çalışmak etkisiz ve maliyetli bir iştir. Veri yönetim politikaları 2 kanalda uygulanmaktadır:
1. Yeni projeler ve uygulama geliştirme yoluyla,
2. Yeni bir veri yönetim yazılımı yani MDM kullanan kurumların uygulamaları, mevcut sistemleri ve sorunları düzeltmeye çalışırken karşılaştıkları yüksek maliyet ve çok fazla zaman harcamaları nedeni ile durabiliyor.
Bu maddelere ek olarak, verilerin doğru analiz edilerek doğru yorumlanması gerekir. Veri yönetimi tanımlarını, politikalarını ve ilkelerini aşağıda belirtilen teknik uygulamalara uygulamadır;
Veritabanlarının mantıksal ve fiziksel tasarımı (veri modelleme)
ETL işleminde sütun / alan adlarını ve iş kurallarını tanımlama
Raporlama motorunda görünen adları ve formülleri tanımlama
ERP ve Salesforce gibi üçüncü taraf yazılımlarını yapılandırma ve kurulum
Kalite Güvence (QA) testi ve Kullanıcı Kabul Testi (UAT)
Adım 3: Şirketiniz için Doğru MDM Yazılımını Seçin
İdeal bir MDM yazılımı aşağıdaki işlevlere sahip olmalıdır:
Bir şirketteki ana veri varlıklarının meta verilerine referans verme ve meta verilere erişim (ör. RDBMS, Kovan, düz dosyalar vb.)
Tanımları kolayca bulmak ve değiştirmek için bilgi - veri yönetimini etkinleştirin
Verileri gözden geçirmek ve verilerin tanımlamaları uygulamak için iş kurallarını yapılandırın
Piyasada Adım 1 ve 2’yi yapabilen birçok araç vardır, ancak Adım 3’ü bu yetilerdeki araçlarla yapmak kolay değildir. Bir MDM yazılımının aynı zamanda bir veri entegrasyon aracı olabilmesinin nedeni de budur. Yapay zekadaki (AI) son ilerlemeler veri yönetimi sistemininde geliştirecektir.
MDM yazılımının veri düzenlemede hâlâ bir araç olduğunu unutmayalım. Yönetim ve C-level yöneticilerin desteği olmadan, yazılımın kendisi yeterli değildir. Ayrıca, her departmanda bulunacak olan veri geliştiricilere büyük iş düşmektedir.
Adım 4: Mevcut ve Eski Sistemleri Yönetmek için MDM Özelliğinden Yararlanma
Birçok şirket sıfırdan yeni ana veri kümeleri oluşturma lüksüne sahip olmayabilir, bu da mevcut veritabanını ve ilgili uygulamaları yenilemeleri gerektiği anlamına gelir. MDM'nin mevcut veri varlıklarına uygulanması genellikle karmaşıklık ve maliyet nedeniyle çok çaba gerektirir ve bu uyarlamalar başarısız olabilir. MDM'nin başarılı olmasını sağlamak için, çok aşamalı bir yol haritası oluşturmak gerekmektedir. Bazı şirketlerde yeni platforma taşınana kadar MDM'yi kısmen uygulamak daha iyi bir strateji olabilirken, bazı işletmelerde MDM'yi hızlıca işleme sokmaya çalışmak doğru bir tercih olabilir. Bu iki durumda da ana veriler ile birleştirilmiş ve gelişmiş yeni veri kaynakları elde edilir.
Sonuç
MDM, şirketlerde veri kümelerinden gelir ve kâr potansiyelini tam olarak anlaması için bir zorunluluk haline gelmiştir, ancak uygulanması kolayda değildir. MDM, şirketin uzun vadeli bir ön görüye sahip olabilmesi için öncelikle veri stratejisinin kalıcı bir parçası haline gelmelidir. Daha sonra, üst yönetimden destek alınarak diğer departmanların veri temsilcilerinin çabası ile güncel kalmalıdır. Mevcut veri ve sistem sorunlarını çözmek için bir MDM'nin benimsenmesi ilk etapta oldukça zorlayıcı olacaktır. Bunun yerine, MDM'nin yeni veri kaynaklarına ve yeni uygulamalara uygulanması, mevcut veri ve sistemlere aşamalı olarak başarılı bir şekilde geçilmesi kurum içinde benimsenmesi kolaylaştıracaktır.